Begriff
Ein Notarsiegel (Dienstsiegel) ist ein amtliches Siegel, mit dem notarielle Urkunden und beglaubigte Ausfertigungen rechtswirksam gekennzeichnet werden. Daneben nutzen Notariate zahlreiche Kanzleistempel für Post, Fristen, Abschriften und Buchhaltung. Ein Petschaft ist ein Siegelstempel, der häufig im Zusammenhang mit Siegellack (Lacksiegel) genannt wird.
Was enthält ein Notarsiegel?
Das Dienstsiegel eines Notars enthält typischerweise den vollständigen Namen, den Amtssitz (Ort/Stadt) sowie ein Hoheitszeichen (z. B. Landeswappen) entsprechend der jeweiligen Vorgaben. Es dient der eindeutigen Zuordnung und der offiziellen Kennzeichnung notarieller Vorgänge. Hintergrund und Bedeutung amtlicher Siegel erklärt der Journalbeitrag Dienstsiegel – Definition & Gebrauch.
Bestellung und sichere Verwahrung
Notarsiegel sind keine frei „beliebig“ bestellbaren Stempel. Vor der Anfertigung wird in der Praxis regelmäßig ein Nachweis der Berechtigung verlangt (z. B. Bestallungsurkunde bzw. entsprechende Legitimation), damit das Siegel nicht missbräuchlich in Umlauf gerät. Im Kanzleialltag gilt zudem: Siegel und siegelführende Geräte gehören an einen gesicherten Ort und sollten nur von befugten Personen genutzt werden.
Petschaft und Lacksiegel
Neben dem klassischen Dienstsiegel kann im notariellen Umfeld auch ein Petschaft eine Rolle spielen – also ein Siegelstempel, der zum Prägen in Siegelmaterial verwendet wird (z. B. Siegellack). Was ein Petschaft ist und wofür es genutzt wird, beschreibt der Journalartikel Petschaft. Für die „Siegel-Optik“ ohne Lack setzen manche Kanzleien außerdem auf eine Prägung: Eine Prägezange erzeugt eine fühlbare, schwerer zu manipulierende Kennzeichnung auf Papier. Passende Produkte findest du unter Prägestempel / Prägezangen. :contentReference[oaicite:0]{index=0}
Welche weiteren Stempel nutzt ein Notariat?
Neben Siegeln sind in Notariaten vor allem organisatorische Vermerke wichtig. Häufig sind Stempeltexte wie „Abschrift“, „Beglaubigte Abschrift“, „Beglaubigte Fotokopie“, „Zweitschrift“ oder standardisierte Beglaubigungsvermerke im Einsatz – je nach Kanzleiprozess als Holzstempel oder Selbstfärber. Für den täglichen Eingangslauf sind robuste Eingangsstempel sinnvoll, z. B. aus der Kategorie Posteingangsstempel.
Post, Fristen, Buchhaltung: Kanzleistempel als Workflow-Helfer
Im Notariat muss Schriftverkehr lückenlos nachvollziehbar bleiben: Eingang, Weiterleitung, Fristen, Versand und Ablage. Entsprechend werden oft Datum-/Bandstempel, Nummerierer und Buchungs-/Kontierungsstempel genutzt. Eine praxisnahe Übersicht dazu bietet der Journalartikel Kanzleistempel – Welche Stempel braucht ein Rechtsanwalt?, der auch Notariatsabläufe streift. :contentReference[oaicite:1]{index=1}
Vorteile
Das Notarsiegel schafft klare, amtliche Zuordnung und unterstützt die Echtheit von Urkunden und Ausfertigungen. Ergänzende Kanzleistempel beschleunigen interne Abläufe: standardisierte Vermerke ersetzen handschriftliche Notizen, reduzieren Fehler und sorgen für ein einheitliches Erscheinungsbild in der Akte.
Nachteile und Pflege
Wie alle Stempel unterliegen auch Kanzleistempel Verschleiß (Kissen, Mechanik, Stellräder). Bei häufig genutzten Datum- oder Bandstempeln lohnt sich eine regelmäßige Prüfung der Lesbarkeit. Bei Siegeln kommt hinzu: sichere Verwahrung und kontrollierte Nutzung sind Pflicht, um Missbrauch auszuschließen.