Begriff
Ein Infobrief war eine Versandart für inhaltsgleiche Postsendungen an viele Empfänger. Er wurde vor allem für Werbebriefe, Kataloge und ähnliche Massensendungen genutzt, bei denen lediglich Anschrift und Anrede variieren durften. Bei der Deutschen Post wurde der Infobrief eingestellt; inhaltlich vergleichbare Sendungsarten laufen heute unter anderen Produktnamen (z. B. Dialogpost).
Was ist ein Infobrief?
Infobriefe waren auf Effizienz ausgelegt: Ein identischer Inhalt wird in großer Stückzahl verschickt, nur personenbezogene Teile wie Adresse und Anrede dürfen sich unterscheiden. Genau dadurch können Versand- und Prozesskosten sinken – denn Massensendungen lassen sich leichter planen, bündeln und maschinell verarbeiten als individuell unterschiedliche Briefe.
Voraussetzungen und typische Regeln
Der Kernpunkt ist die „Inhaltsgleichheit“. Sobald sich Inhalte in relevanten Teilen unterscheiden (zum Beispiel unterschiedliche Angebote, individuelle Vertragsunterlagen oder wechselnde Anhänge), fällt eine Sendung in der Regel nicht mehr in die Massensendungskonditionen. Zusätzlich spielen bei vielen Anbietern Mindestmengen, Formate, Gewichte und Einlieferbedingungen eine Rolle. Häufig gehört dazu auch eine Vorsortierung (zum Beispiel nach Postleitzahlenbereichen), weil der Dienstleister dadurch eigene Sortieraufwände spart.
Wichtig: Die konkreten Bedingungen hängen vom jeweiligen Postunternehmen und dessen Produkt ab und können sich über die Jahre ändern. Wer Infobrief-ähnliche Sendungen plant, sollte deshalb immer die aktuellen Vorgaben (Mindestmengen, Sortierung, Frankierung) des gewählten Dienstleisters prüfen.
Nachfolger bei der Deutschen Post
Nachdem der Infobrief bei der Deutschen Post nicht mehr angeboten wurde, wurden vergleichbare Massensendungsprodukte weiterentwickelt. Heute wird das Grundprinzip (werbliche, inhaltsgleiche Sendungen zu besonderen Konditionen bei größeren Mengen) bei der Deutschen Post vor allem unter dem Produktnamen DIALOGPOST geführt. Inhaltlich bleibt die Idee ähnlich: viele gleiche Sendungen, definierte Anforderungen an Vorbereitung und Einlieferung, dafür günstigere Konditionen als beim normalen Briefporto – vor allem bei größeren Auflagen.
Wofür wird ein Infobrief-ähnliches Mailing genutzt?
Typische Einsatzfelder sind klassische Werbemailings, Angebots- und Aktionsbriefe, Kundeninformationen, Kataloge oder Presse-/Informationssendungen – immer dann, wenn der Inhalt gleich bleibt und in großer Anzahl versendet wird. Für „normale“ Ausgangspost wie Einzelrechnungen, individuelle Angebote oder Behördenpost ist das Modell meist ungeeignet, weil die Inhalte nicht identisch sind oder die Versandmenge zu klein ist.
Frankierung und Kennzeichnung auf dem Umschlag
Bei Massensendungen kommt häufig eine alternative Freimachung statt einzelner Briefmarken zum Einsatz – zum Beispiel ein Frankiervermerk bzw. eine Frankierwelle (je nach Verfahren). Wer sich für diese Freimachungsarten interessiert, findet dazu passende Hintergründe im Lexikon. Im betrieblichen Alltag wird der Versand zusätzlich oft mit Organisationsstempeln unterstützt – etwa mit einem sauberen Absenderblock auf Umschlägen oder Belegen. Dafür kann ein Adressstempel hilfreich sein, wenn regelmäßig Absenderdaten sauber und einheitlich aufgebracht werden sollen.
Vorteile
Der größte Vorteil liegt bei größeren Stückzahlen in den geringeren Versandkosten und der schnelleren Abwicklung. Wenn Inhalt, Format und Prozess standardisiert sind, lässt sich ein Mailing gut planen und effizient ausspielen. Gleichzeitig entstehen saubere, einheitliche Sendungen, die im Versandprozess einfacher zu handhaben sind.
Nachteile und Grenzen
Infobrief- bzw. Infopost-/Dialogpost-Logik funktioniert nur, wenn die Inhalte wirklich gleich sind und die Mindestmengen sowie Einliefer- und Sortierregeln eingehalten werden. Für kleinere Mengen oder stark individualisierte Schreiben ist der Aufwand häufig nicht wirtschaftlich. Dazu kommt: Änderungen bei Produktnamen, Frankierarten oder Mindestmengen können die Planung beeinflussen – deshalb ist Aktualitätsprüfung vor jeder größeren Aktion sinnvoll.