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Kanzleistempel - Welche Stempel braucht ein Rechtsanwalt?

In Rechtsanwaltskanzleien kommen natürlich viele Stempel zum Einsatz, die auch in anderen Unternehmen und Behörden benötigt werden. Zugleich gibt es allerdings einige besondere Stempel für Rechtsanwälte, die hauptsächlich in den Kanzleien eingesetzt werden. Die meisten Kanzleistempel können dabei nach den individuellen Wünschen des Rechtsanwalts bzw. der Angestellten erstellt werden. Welche Stempel alle zu den Kanzleistempeln gehören, das lesen Sie in diesem Journalbeitrag.

Was ist ein Kanzleistempel?

Mancher geht wahrscheinlich davon aus, dass ein Kanzleistempel nur die Kontaktdaten bzw. die Adresse der Rechtsanwaltskanzlei enthält. Andere wiederum vermuten, dass Siegelstempel, die beispielsweise von den Notaren benötigt werden, auch zu dieser Kategorie gehören. Beides ist aber nicht der Fall. Zu den Kanzleistempeln gehören sämtliche Stempel, die in einer Kanzlei eingesetzt werden.

Gibt es Unterschiede zu Firmenstempeln?

Im Großen und Ganzen gesehen gibt es kaum Unterschiede zu Firmenstempeln. Sowohl bei Rechtsanwälten als auch in Firmen werden Adressstempel, Posteingangsstempel, Datumsstempel, Buchhaltungsstempel und dergleichen mehr verwendet. Eine Ausnahme dürfte der Fristenstempel darstellen. Mit dessen Hilfe werden einzuhaltende Fristen gekennzeichnet. So wird die Gefahr, dass bestimmte Fristen versäumt werden, erheblich verringert.

Besondere Kanzleistempel

Natürlich werden in Kanzleien verschiedenste Stempel, so unter anderem Posteingangsstempel, Fristenstempel, aber auch Buchhaltungsstempel eingesetzt. Vor allem die Posteingangsstempel sind auch mit dem Namen der Kanzlei und eventuell deren Abteilung versehen sowie dem einstellbaren Datum versehen. So lässt sich später besser nachvollziehen, wann die Schriftstücke wo eingegangen sind, denn auch Behörden wie beispielsweise die Gerichtsbarkeit nutzen solche Posteingangsstempel ebenfalls.

Selbstverständlich gehören auch die Adressstempel zu den Stempeln für Rechtsanwälte. Mancher Anwalt nutzt zudem weitere, individuell für ihn gefertigte Stempel, während andere lieber weiter zum Kugelschreiber oder Füllfederhalter greifen und ihre Vermerke handschriftlich hinterlassen. Gerade bei kurzen Standardtexten ist es aber durchaus sinnvoll, dafür einen eigenen Kanzleistempel herstellen zu lassen.

Die bekanntesten Kanzleistempel

Natürlich gibt es einige Stempel, die von Anwaltskanzleien standardmäßig verwendet werden. Dazu gehören beispielsweise Modelle mit den Vermerken

  • Beglaubigte Abschrift
  • Beglaubigte Fotokopie
  • Abschrift an Mandanten
  • Verteidigerpost
  • Kopie
  • Erledigt.

Da diese Stempel sehr oft nachgefragt werden und keine individuellen Angaben enthalten, ist es möglich, sie auf Lager zu produzieren. Ein Versand dieser Stempel ist so besonders schnell möglich, sofern die Bestellung nicht um weitere, individuell zu fertigende Modelle ergänzt wurde.

Kanzleistempel und deren Anwendungsbereiche

Kanzleistempel werden sowohl für die Bearbeitung der Eingangspost, bei der Fertigung von Aktenvermerken und deren Abarbeitung, aber auch beim Versand von Schriftstücken an Mandanten, Prozessbeteiligte etc. eingesetzt. Da die Hinzuziehung eines Rechtsanwaltes zu bezahlen ist und der regelmäßige Zahlungseingang überwacht werden muss, werden in der Rechtsanwaltskanzlei auch Buchhaltungsstempel eingesetzt. Mit deren Hilfe lässt sich sehr schnell nachvollziehen, wann die letzte Zahlung eingegangen ist.

Der Kanzleistempel dient zugleich auch der Legitimation, beispielsweise gegenüber anderen Personen oder Behörden. Gerade bei der Korrespondenz mit den Behörden, Schuldnern oder anderen Prozessbeteiligten, bei denen Dokumente einen offiziellen Status erhalten müssen, sind Kanzleistempel unverzichtbar.

Welche Stempelart eignet sich für einen Kanzleistempel?

Dies hängt unter anderem von den eigenen Präferenzen ab. Während mancher Rechtsanwalt lieber die klassischen Holzstempel bevorzugt, entscheiden sich andere zumindest teilweise für Stempelautomaten. Letzteres ist beispielsweise häufig bei öfter eingesetzten Stempeln der Fall, zu denen unter anderem der Posteingangsstempel und der Adressstempel gehören. Da Stempelautomaten, die sehr oft auch als Selbstfärbestempel bezeichnet werden, mit einem integrierten Stempelkissen ausgestattet sind, lassen sich in der gleichen Zeit wesentlich mehr Stempelabdrucke fertigen. Soll beispielsweise die ganze Ausgangspost kurvertiert und mit einem Adressstempel - der in diesem Fall als Absenderstempel fungiert - versehen werden, ist es sicher zweckmäßiger, einen Stempelautomaten zu nutzen.

Holzstempel sind vor allem dann sinnvoll, wenn mit ihnen Abdrücke wie beispielsweise „Abschrift“, „Gebucht“, „Beglaubigte Fotokopie“ etc. erstellt werden sollen. Aber natürlich lassen sich auch Adressstempel als Holzstempel herstellen. Bei Posteingangsstempeln ist es allerdings nicht sinnvoll, auf Holzstempel zu setzen, hier sind Selbstfärber aus Metall oder Kunststoff effektiver, da hier das Datum individuell einstellbar ist.

Grundsätzliche Vor- und Nachteile der Kanzleistempel

Kanzleistempel sind den individuellen Wünschen des Nutzers anpassbar. So können beispielsweise für verschiedene Textpassagen, die ein Rechtsanwalt beispielsweise in Arbeitsanweisungen bzw. Verfügungen für die Angestellten nutzt, sowohl auf einen Holz- als auch auf einen Selbstfärbestempel übertragen werden. Dadurch erleichtert er sich die Schreibarbeit deutlich. Aber auch Angestellte können individuelle Kanzleistempel einsetzen, die beispielsweise den Schriftzug „gez. Rechtsanwalt XYZ“ tragen. Die Abkürzung „gez.“ steht hier übrigens für „gezeichnet“.

Bei der Herstellung der Kanzleistempel können sowohl bei Inhalt als auch Design individuelle Wünsche berücksichtigt werden. Dies ist beispielsweise bei einem Siegelstempel - der fälschlicherweise oft ebenfalls zu den Kanzleistempeln gezählt wird - nicht der Fall. Bei dessen Herstellung sind die Vorgaben des Gesetzgebers zu beachten. Zugleich ist auch nicht jeder Rechtsanwalt dazu berechtigt, einen Siegelstempel zu führen. Auch dessen Aufbewahrung gestaltet sich schwieriger, muss er doch im Safe eingeschlossen werden.

Im Vergleich zu herkömmlichen Adresstempeln lassen sich Kanzleistempel beispielsweise bei dem Ausscheiden eines Rechtsanwaltes oder bei einem Umzug der Kanzlei nicht mehr ohne Weiteres weiter nutzen. In diesen Fällen muss zumindest die Stempelplatte ausgetauscht werden. Viele entscheiden sich dann für einen Neukauf ihrer Adressstempel. Wenn auch Sie als Rechtsanwalt oder auch als Privatperson auf der Suche nach einem qualitativ hochwertigen Adress- oder anderweitigen Stempel sind, so empfehlen wir Ihnen, sich in unserem Online-Shop Stempelservice.de umzuschauen.

Fazit

Kanzleistempel können in Rechtsanwaltskanzleien für viele Vorgänge eingesetzt werden. Sie ermöglichen sowohl das einfache Quittieren der Eingangspost, versehen Schriftstücke und Briefumschläge mit der korrekten Adresse bzw. Absenderangabe und erleichtern generell die Büroarbeit. Wer es eher klassisch mag, wird sich wahrscheinlich für Holzstempel entscheiden. Diejenigen, die Neuem aufgeschlossen gegenüberstehen, werden sich wahrscheinlich eher für Selbstfärbemodelle entscheiden, die sehr einfach und praktisch in der Handhabung sind. Beide Varianten wird es sicher noch über Jahrzehnte hinweg geben.

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